Ефективното управление на групи или „Защо са ни необходими всички тези комисии?“

снимка на инж. Калина Христова

Управленският мениджмънт, в основата си, е умението качествено да управляваме своя екип, ресурсите, процесите и всичко, което е свързано с постигане на целите. Изискването е ефективно да се управляват процесите по начин, гарантиращ постигане на резултати не само по количествени, но и по качествени параметри.

Каква е ролята на екипите, при достигане на заложените нива резултатност?

Доказано е, че колективните решения могат да променят нагласи, да съхранят тези промени за по – дълго време, като това създава устойчивост на заложените параметри по целите, във възходяща градация.

Това може да бъде приложено както за групи от педагогически специалисти (примерно комисии функциониращи на територията на образователната институция), така и за работа на обособени групи от обучаеми ( от класните ръководители в класовете или от преподаватели в неформални групи).
Групите са склонни да се учат чрез дискусия, изясняване на идеи и оценка на идеите на други. Обменяйки идеи и търсене на общо решение, се запазва генерираната информация в дългосрочен план.

Включени в група, определени звена, които са асоциални и/или не желаят да навлязат в процеса, лесно се приобщават, повишават заложените по норматив нива усвояемост на материята  и в не малко случаи, успяват да бъдат незаменима част от екипа. В момента, в който изолираните (и/или демонстриращи незаинтересованост и апатичност към процесите) звена бъдат интегрирани в определен екип, те успяват да покажат значително по-високи резултати от тези, които са демонстрирали когато са работили сами.

Можем да кажем, че идеята за съвместно учене има много общо с идеята на Лев Симеонович Виготски, за "зоната на проксималното развитие". Той смята, че трябва да се оценят способностите на даден човек да решава проблеми, а не да придобива знания. Той взима предвид какво може да прави един човек самостоятелно и прави изследване на неговите резултати, след като е интегриран в група, в която е подпомогнат от хората около него и/или ментора на групата.

Дали това е приложимо в днешно време? Дали резултатите, които търсим, са единствено и само на плоскостта на знанието? Дали е достатъчно да придобиваме единствено знание, без изграждане на умения?

Динамичното време, в което живеем, с динамичните модели на поведение, дават индикации, че тези модели на работа, при които не се включва работа по групи и/или в екип, е пагубен за развитието на образователните институции и не се постига заложената резултатност (дори не достигат средни за страната стойности).

Сформирането на групи по определена проблематика, създава предпоставка за прозрачност, за достигане на широко обхватно решение и осигурява гъвкавост.
По тази причина в случаи, в които се търси обективност, по – широка информационна база за обсъждане, се създава група (екип, комисия), обезпечена с енергията на различни хора с различен поглед, обезпечен с разнороден предишен опит, гарантиращ успешното имплементиране( изпълнение) за постигане на целите и създаваш среда за устойчива резултност.

Защо създаваме дадена комисия и какво става когато създадем тази комисия?

  1. Осигуряваме прозрачност;
  2. Създаваме общ ресурс от хора с различни компетентности, които дават различна гледна точка по дадена проблематика;
  3. Осигуряваме ефективно управление на процеси, по казуси, изискващи стихване на напрежение сред заинтересовани страни;
  4. Създаваме режим на взаимодействие със заинтересованите страни;
  5. Осигуряваме разпределяне на отговорността
  6. Демонстрираме добро управление в образователната институция
  7. Имаме възможност да определим и наложим ефективни коригиращи дейности гарантиращи качествено управление в образователната институция.

Как да създадем ефективно работеща група ( Комисия)?

1. Създайте оптималния брой членове на групата. Големината на групата да е от 3 до 5 човека.
Най-ефективно се работи в група от 5 човека. Така разполагате с достатъчно разнообразие от компетентности и гледни точки. Групата е достатъчно компактна, за да намери лесно и бързо решение.  

2. Поставете ясни цели и разпределете отговорности.
Ефективната работа изисква установяване на групови цели и индивидуална отчетност. Това задава на групата точна, ясна задача и установява недвусмислена цел, за да спестите време.

3. Създайте гъвкавост при работа.
Свободата при работа и оставете групата да изгражда взаимоотношения сама, като наложите култура на поведение и качество на взаимодействие между членовете. Ако отчетете неблагоприятна и дисбалансирана среда, се налага да внесете външна информация, променяща нагласи. Тук особено значение при изграждането на гъвкавостта е да се наложат норми на поведение и правила за групово взаимодействие. Нормите е препоръчително да бъдат приложими според определената ситуация и да бъдат променяни така, че да не се изгражда група, която да налага твърда политика и правила, да не бъде трудно за работа и да не се развиват лобистки кръгове и подгрупи.

4. Мотивирайте, изградете доверие и насърчавайте откритата комуникация .
Успешната междуличностна комуникация, мотивацията на членовете в групата и изграждането на доверие, е от съществено значение за успешното функциониране на звеното. Справете се с емоционалните, междуличностните проблеми и преди да се пристъпи към изпълнение на основните задължения и отговорности на групата по решаване на дадена проблематика,  трябва да насърчават членовете на екипа да обясняват подробно позициите си и поддържат взаимоотношенията помежду си. Откритата комуникация е ключова за ефективната работа на групата.

5. Създайте групови роли, ако се налага да се решават трудни казуси.
Това се прилага като техника, за да спести време. Разбиваме общата задача на по – малки и подгрупите, решават малкия елемент от големия пъзел.

6. Приложете различни стратегии за работа и различни подходи за решаване на казус/проблематика, като всяка подгрупа предложи своето виждане.
Различните гледни точки могат да бъдат представени без намеса на влияния от страна на неформални и/или формалните лидери, като предварително всеки член или група от членове на групата предложат своето решение, с приложени скали за оценка на резултатността.  Този тип сътрудничество позволява на членовете да станат "експерти" в зададената от тях тема и да проявят креативност при решаване на казуса

7. Създайте среда, в която има условия да се намали несигурността.
В голяма част от екипите се налага мнението „Ние не сме експерти, защо да даваме предложение.“ Когато се разглежда даден казус никой не може да каже чия експертиза е най – вярна. Точно по тази причина никой не си позволява да проверява съдържание на документ от стратегическата рамка като съдържание. Никой по – добре от директора не може да знае защо, как е ориентирана рамката и кой е правилния подход. Именно затова се прилага метода на самооценката, чрез който всяка една образователна институция самопроверява собствената си документация и резултатност. Тук не по – малко значимо е създаването на приятелска атмосфера в екипа и се организират т.н. „екипни празници“

8. Създайте дизайн на процесите.
Структурата и елементите на работния процес са: 

  • Стартиране на дискусии
  • Изясняване на точки
  • Обобщаване
  • Даване на предложения - Предизвикателни предположения
  • Предоставяне на информация и/или проучване на информация
  • Постигане на консенсус
  • Прилагане на техники за поддържане на груповата динамика. Хармонизиране и емоционално благополучие на групата. Поддръжката включва прилагане на емоционални техники за активиране на групата, мотивационни подходи, насърчаване, оптимизиране на време, облекчаване на напрежението, привличане на хората в дискусията, привличане на външни лица, спомагащи за ефективната работа на групата и др.

 9. Създайте дизайн на срещите.
Фокусирането върху елемент от проблематиката, повишаването на уменията за решаване на проблеми и критичното мислене, са в основата на устойчивостта.
Изработва се модел (дизайн) на срещите, които се дава възможност за разнообразни интерпретации. Различните видове проблеми, може да са насочени към категоризиране, планиране, вземане на множество перспективи и/или формиране на решения.
Изгражда се общоприета процедура за решаване на проблеми, която може да има следния вид: 

  • Определете целта
  • Задайте критерии и/или цели
  • Съберете данни
  • Създайте опции или инструменти за въздействие/действие
  • Оценете опциите, като използвате данни и цели
  • Потърсете решение
  • Изпълнение на решението

 10. Предвидете разнообразието на характери и влиянието на средата.
Разнородните групи, които включват набор от таланти, стилове на работа, идеи и опит са най-добри. Проучванията доказват, че групите със смесени способности, са склонни да се учат повече един от друг и да увеличат своите постижения и резултатност. Организирайте групите, така, че участниците в тях, да имат възможност да учат един от друг.

11. Избягвайте "лошата групова работа".
Създайте положителна среда и определете достатъчно време за индивидуално, творческо мислене. Понякога груповата работа създава хармония, която може да попречи на необходимостта от по-критично мислене. Промяната на групите, може да помогне да се противодейства на този проблем. По тази причина е препоръчително да се променят членовете комисиите и работата на отделните звена, функциониращи в пълен синхрон, без никаква промяна на параметрите. За да работят добре, членовете на групите, трябва да се уважават и да оценяват гледните точки на другите. При промяна на членовете на дадена група, се постига и широкообхватна екипност ( разглеждайки всички комисии, като част от общия екип на образователната институция).

Като заключение, можем да кажем, че комисиите са в основата на ефективното управление и управлението на качеството в образователната институция. Комисиите гарантират прозрачност, устойчивост и създават условия за добро и качествено управление.

Когато се разпредели адекватно работата по комисии, лесно се прави оценка и самооценка. Всяка една комисия, разглежда определена проблематика и елемент от системата. Изготвя доклад, с включен в него анализ. Този елемент се прилага към общата самооценка на образователната институция. Това улеснява работата на Комисията по качество и позволява да се оптимизират процесите, като се избягват дублиращите, документално заложени изисквания.

Ако изпитате затруднения при организиране на самооценкатв във Вашата образователна институция или имате затруднения при изготвяне на докладите на самите комисии, можете да се свържете с нас.

Пълната документация свързана със системата по качество, с всички прилежащи модули, бази, подсистеми, пакети, регламенти, правилници, регистри и пр., която е разработена от "Институт по качество в образованието", е оптимизирана ( особено в частта - поддръжка), лесна за управление, обхваща всички елементи гарантиращи качествен образователен процес. В нея са заложени изискванията по международните стандарти, регламенти, национални рамки и всички национални приоритети, които са приложими към днешна дата. Системата е организирана така, че да няма излишна документация. Към нея има подсигурени модули, подпомагащи процеса на внедряане. Предвидени са обучения, които можете да моделирате като структура, според Вашите необходимости и изисквания. 

инж. Калина Христова
Изп. директор "Институт по качество в образованието"
e-mail: hristova@eduset.net
Тел.: 0899885167

За автора

снимка на инж. Калина Христова

Консултант с над 15 години опит като експерт и одитор по:
"Управление на качеството ISO 9001", "Управление на риска" ISO 31000, IEC/ISO EN 31010"
Експерт с над 10 години опит в подпомагане на компании в криза, "Стратегическо планиране", "Стратегическо... Прочетете повече