Самооценка. Насоки 2018/2019 г.

снимка на инж. Калина Христова

В началото на всяка година, давам насоки. Тази година ще са свързани с предстоящия 2 годишен период на самооценката.

Какво трябва да сме организирали документално до момента, за да сме спокойни за предходния период на самооценката?

  • Протоколи от планове, графици, срещи и заседания на Комисии работещи на територията на образователната институция, за периода на самооценката;
  • Констативни протоколи по контролни точки, с приложени чек листи, за периода на самооценката;
  • Констативни протоколи от проверки на директор и работа по Контролна дейност;
  • Протоколи от външни проверки;
  • Доклади на всички комисии на територията на образователната институция, за периода на самооценката;
  • Доклад по Наредба 12;
  • Обобщени доклади на комисия по качеството приет на ПС, с включен анализ на база специфика на среда и заложени изисквания по ЗПУО, с приложими ДОС, за периода на самооценката;
  • Мерки по качество за периода на самооценката, приети на Педагогически съвет.

От особено значение е самооценката по контролната точка свързана с Наредба 12. За нея писах в друга статия. Всички, които се свързаха с мен, съм им я предоставила. Препоръчително е да е готова документацията по Регламент 679/2016 ( регламента по сигурност). Регламентът също е подробно описан като пакет документи от екипа на Институт по качество в образованието (таблици, бланки, вътрешни правила, инструкции и др.).

За тази година препоръчвам да актуализирате Стратегия за развитие, в Раздел "Сигурност" и Раздел "Допълнителни дейности", на база Мерки по качество от предходната година и да изготвите следните заповеди преди Педагогическия съвет (първи за годината):

  • Заповед за предложение на графици, планове и дейност на Комисия по качеството (работна група);
  • Заповед за предложения и работа на всички комисии действащи на територията на образователната институция;
  • Заповед за вида на докладите и формите на анализ и отчет на комисиите.

 На Педагогически съвет се приемат графици, планове, форми за отчет, дейности и работа на комисиите.

В началото на годината, след първия Педагогически съвет се утвърждават със заповед:

  • Планове, графици, дейности, срокове и отговорници по дейности на комисиите по контролни точки;
  • Актуализация на Стратегия за развитие, с приложени срокове, необходими ресурси и отговорници по дейности ( Не пропускайте да добавите изискванията по Регламент 679/2016);
  • Планове за работа по допълнителни дейности на база определени Мерки по качеството от предходна година, с определени срокове, отговорник, форми за наблюдение, анализ и доклад;
  • Актуализация на Комуникационната политика;
  • Дейностите предвидени по Комуникационна политика, работа със заинтересовани страни, срокове, отговорници, форми за наблюдение, анализ и доклад.

Какво би трябвало да бъде описано подробно:

  • Системата по качество с актуализациите. Системата по качество да е създадена и актуализирана на база добавените параметри по изисквания на ЕК и МОН.;
  • Доказателствен материал;
  • Устойчивост;
  • Регламент по сигурност;
  • Управление на риск;
  • Комуникационна политика;
  • Мерки по качество;
  • Годишен доклад за 2016/2017 и 2017/2018;
  • Специфика. Цялата документация е препоръчително да е със заложена специфика на среда, в динамично управлявана рамка. Не може отчетите, анализите и мерките да са в унифициран вид;
  • Уникалност на Стратегическа рамка;
  • Контролни точки с преплетени връзки по области и критерии на база заложени цели в Стратегическа рамка;
  • Разпределени отговорностите, поставени сроковете и осигурени ресурсите за периода;
  • Заложени и покрити всички изисквания в устойчива рамка, така, че и да има промени, процесите да се управляват ефективно;
  • Всички срещи на комисиите действащи на територията на образователната институция , с приложени протоколи от срещи, техните отчети с аналитична част, препоръки за бъдеща работа и насоки за въздействие;
  • Да са покрити изискванията по квалификационния план;
  • Да са покрити изискванията по приобщаващо образование;
  • Да са покрити изисквания за управление на среда в динамика и всички изисквания заложени в ЗПУО, с приложими ДОС.

Какво да организираме за следващия период?

След определените Мерки за предходна година и обобщения доклад, сме набелязали кое, как и защо има несъответствие с изискванията. Именно там трябва да насочим усилия, като планираме дейности, които залагаме в:

  • Стратегията за развитие ( при актуализацията);
  • Добавяме в контролните точки задълбочен анализ на пропуските и залагаме по - чести проверки и анализи. Идеята е да проследим процесите свързани с несъответствията и да организираме дейностите си така, че да покрием целите заложени в стратегическата документация;
  • Организираме и проследяваме заложените от 4 годишния план на Стратегия за развитие дейности, за периода 2018- 2020, като разпределяме балансирано и по приоритети. Задължително се залагат срок на изпълнение и отговорници;
  • Изготвят се динамично управляеми модели/форми за измерване, диагностика, анализ, отчет и възможни реакции под формата на коригиращи действия.

Развитието и заложената динамика в документите на системата по качество. Как да управляваме ефективно?

С цел оптимизация на документите и облекчаване натовареността върху педагози и директори, само за последната година, се наложи в пъти да се увеличат статично разписаните рамки, за да управляваме лесно динамичните.  За пример, ако преди системата беше около 300 листа и се управляваше с 30 документа, сега е около 520 и се управлява с 12 документа. Изключително държа на оптимизацията. По – добре да има много описани „статични“ документи и да управляваме малко „динамични“, при това ефективно. Това намалява ангажираността на колегията, създавайки условия за ефективност и спокойствие при работа с децата. Както казах при срещите си с колеги от цялата страна, на мен ми се иска да се пише по - малко в динамика. Няма нищо страшно в това, даден процес или модел на работа, да бъде описан подробно. Ако това улеснява управлението на документите в бъдеще, няма значение колко пишем сега. Важно е, че после ще отделяме малко време. Има колеги, които продължават да смятат, че могат да пренебрегнат определени изисквания на МОН и не са направили самооценка. В публичното пространство излизат коментари и мнения, че се изисква тежка документация. Ето виждаш ли няма я Наредба 16 и вече мъките свършиха. А Наредба 15? А Наредба 12?.. 

Управлението на качеството, множеството документи и всичко, което се налага като изискване не го изисквам нито аз, нито някой от колегите. Дори и да иска, МОН не може да пренебрегне международните изисквания. 

Хубавата новина е, че успях да постигна оптимизация. Това, което ще пишете, ако приложите системата по качество, разработена от Институт по качество в образованието, е сведена  до 14 текущи документа (3 бланки, 9 чек листа, план и доклад). Формата на плана и доклад, които съм предложила, изискват детайлите да бъдат изработени по специфика, като по този начин управляваме документацията в динамика. Трудно може да се опише организацията в една кратка статия. За да могат да се демонстрира изработената от нас система, с приложените моделите на работа, един път годишно, Институт по качество в образованието, организира обучение за Комисиите по качество и директорите. На тези обучения, в детайли се разясняват стъпките и начините за ефективно прилагане и как системата да има оптимизиран вид. Тази година ще организираме такава среща през Ноември.

Непрекъснато наложените промени, неясните изисквания и страха, който изкуствено се налага с цел политически интереси в публичното пространство, създават дискомфорт и всяват страх в колегията. Няма нищо сложно. Не е невъзможно да се приложи и работи в съответствие със системата по качество, стига документацията да е разписана в оптимизиран вид. Промените могат да бъдат изключително полезни и да водят до резултати. Аз искрено вярвам, че системата по качество е единствената форма, която би могла да подобри работата в образователните институции, особено в раздела управление. Не малко колеги вече работят с разработената от нас система, отчитат побобряване на работната среда, всички са наясно с поставените задачи, отговорностите са разпределени и постигат изключителни резултати, по отношение на работата с родителите.

Тук пояснявам, че има документи, които позволяват оптимизация, има други, които не позволяват. Винаги ще има нови неща за дописване. Системата по качество се прилага в гъвкава структура, функционира в динамична среда и изисква поддръжка и оптимизация. Самооценка е онзи ключ, който спомага за подобряване на работата, води до бързи резултати и високо ниво на ефективност.

По предложение на Колеги, от различни образователни институции, тази година, Институт по качество в образованието ще предложи поддръжка на системата, под формата на абонамент. Абонаментът ще се осъществява през онлайн канали за комуникация. Всички, които са с абонамент, ще получават актуализации на документите по системата по качество (към основния пакет), информация с какво ново и допълнително може да надградят системата (документи свързани с анализа и работата на комисиите, протоколи, типови доклади, типови анализи, планове които съм писала, матрици на документи и др.), ще могат да ползват отстъпка от цената за обучения на целия педагогически състав и ще получават информация по заложените нови изисквания на МОН.

С целта бързо и безпроблемно внедряване на системата по качество, сме предвидили обучения за целия педагогически колектив. Тежестта на документацията, затруднението, което изпитват директорите, неяснотата по отношение на внедряване на системата по качество, трудното приемане на промените от педагогическите персонал са причините да изберем следните въвеждащи теми:

  • Изисквания и управление на документация в съответствие със системата по качество. /Тук ще разгледаме начините за събиране на доказателствен материал, бланки, карти, управление на текущи процеси, риск карти, информационни карти, анализи, кой може да координира, кой и как да обработва данни и др./
  • Управление на риск и динамична среда в съответствие със системата по качество. Управление на криза. Управление на промяна./ Основно ще се разгледат работа с рискови деца, идентификация на рискови и уязвими групи, модели на работа с тези деца, бланки, канали за комуникация с родителите и др./
  • Работа със заинтересовани страни. Техники за работа с родители. Изисквания към документация по системата по качество. Инструменти. Анализ. /В обучението основно се залагат модели на комуникация, управление на канали за комуникация, информираност и ангажираност по отношение на комуникацията от всички педагози./.

Така ще има разбиране в екипите и по – лесно ще се преодолее бариерата при внедряване на системата. Един път внедрена, документалната организация в този и вид, дава възможност за ефективно проследяване на процесите, управление в динамична среда и има едно незаменимо предимство – осигурява защита за директор, педагогически персонал, особено при работа в среда с негативни влияния и „проблемни“ звена.

Разработената от "Институт по качество в образованието" система, съдържа всички прилежащи модули, бази, подсистеми, регламенти, правилници, регистри, е оптимизирана ( особено в частта - поддръжка), лесна за управление, обхваща всички елементи, гарантира качествен образователен процес, има заложени изискванията по международните стандарти, регламенти, национални рамки и приоритети.

Ако изпитате затруднения при изграждането на Система по качество за образователни институции, Регламент по сигурност, Стратегическа документация, Управление на риск и др., можете  да се свържете с нас. 

инж. Калина Христова
Изп. директор "Институт по качество в образованието"
e-mail: 
hristova@eduset.net
Тел.: 0899885167

 

За автора

снимка на инж. Калина Христова

Консултант с над 15 години опит като експерт и одитор по:
"Управление на качеството ISO 9001", "Управление на риска" ISO 31000, IEC/ISO EN 31010"
Експерт с над 10 години опит в подпомагане на компании в криза, "Стратегическо планиране", "Стратегическо... Прочетете повече